Het is haast vanzelfsprekend dat de inhoudelijk deskundige de meest aangewezen persoon is om een tekst te schrijven over zijn beleidsterrein. Wie weet immers beter dan hij/zij hoe het onderwerp inhoudelijk in elkaar steekt en wat eromheen relevant is.

Het is ook binnen organisaties nog steeds gebruikelijk dat vergaderingen en bijeenkomsten door een door de voorzitter aangewezen vrijwilliger worden genotuleerd. Bijna zonder uitzondering dus door iemand die dat klusje met frisse tegenzin op zich neemt.

Het is ook zeker geen zeldzaamheid dat een tekst die namens de organisatie naar buiten moet (een persbericht, een jaarverslag of een ander officieel document) door de bestuurlijk verantwoordelijke wordt opgesteld. Dezelfde persoon doet ook even, vlak voor het document de deur uit gaat, het redigeerwerk.

De communicatie via de nieuwe media wordt voor organisaties steeds belangrijker. Via de eigen website, Facebook, Twitter, LinkedIn en soortgelijke communicatiemiddelen treedt de organisatie naar buiten. Vaak doet ze dat door gebruik te maken van de diensten van degenen die dat wel plezierig vindt.

Dat is ook allemaal prima, vooropgesteld dat al die mensen ook goed kunnen schrijven en de taalkundige kennis in huis hebben om teksten goed te lezen. Aan die deskundigheid schort het echter vaak. Dikwijls zijn het onervaren schrijvers en redacteuren. Een extra belemmerende factor kan zijn dat personen te dicht op de materie zitten om met de noodzakelijke distantie een tekst kritisch te beoordelen en allerlei vakjargon er uit te filteren. Een tweede aspect waardoor ze in het nadeel zijn, is het gegeven dat het binnen een organisatie niet altijd even vanzelfsprekend is om een tekst van hogerhand rijkelijk te voorzien van aantekeningen met de rode pen.

Het is dus verstandig uw teksten voordat ze gepubliceerd worden door een expert te laten schrijven of te laten redigeren. Het is dus ook verstandig dat deze expert een buitenstaander is, die de distantie en de ongebondenheid heeft de tekst op zijn juiste merites te beoordelen. Tekstburo SYLAEN is zo'n buitenstaander waarvan u de expertise kunt gebruiken.

Tekstburo SYLFAEN wil graag een paar van de meest voorkomende redactionele ingrepen aangeven. De teksten van amateurschrijvers hebben namelijk vaak dezelfde gebreken.

De eerste daarvan is breedsprakigheid. Doorgaans kan rustig 25% van de tekst worden weggegooid. Voor de website moet altijd compact worden geschreven en dat kan simpel door een maximaal aantal woorden toe te staan. Onervaren schrijvers vallen echter voortdurend in herhaling, door dezelfde boodschap in een andere formulering te laten terugkeren. Schrijven is vooral schrappen en er niet al te verdrietig om zijn dat een mooie volzin vanwege overbodigheid toch moet sneuvelen.

Een tweede gebrek is het construeren van lange en ingewikkelde zinnen. Allerlei details worden in bijzinnen toegevoegd, meestal om de lezer te imponeren en soms vanuit de angst niet duidelijk of wetenschappelijk genoeg te zijn. De redacteur moet dan hier en daar een bijzin schrappen en het restant in tweeën delen en ergens een punt plaatsen. Soms bevat de lange zin een opsomming van zaken die de schrijver belangrijk vindt. De redacteur kan de informatie veel overzichtelijker maken door te werken met aandachtsstreepjes of zogenaamde bullets.

Ambtelijk taalgebruik is de derde grote fout. Onervaren schrijvers denken dat alles wat op papier komt te staan, ook formeel moet zijn. Wat natuurlijk onzin is, want alle informatieve teksten kun je schrijven in gewone verzorgde taal. Gebruikt u in een gesprek wel eens de woorden indien, reeds, inzake, dientengevolge of betreffende? Om er maar een paar redelijke onschuldige te noemen. Grote kans dat u zult antwoorden: "Nooit!". Bijna al deze voorzetsel-constructies kunnen moeiteloos worden vervangen door de in de gewone spreektaal gebruikte voorzetsels.

Een vierde valkuil: strooien met onnodige woorden, vakjargon en (meestal) Engelstalige kreten in de ijdele hoop de tekst meer status te geven. Er wordt dan bijvoorbeeld in de tekst gesproken over een genomen besluit, een gehouden gesprek en een reglement dat van toepassing is, terwijl kan worden volstaan met respectievelijk besluit, gesprek en reglement. Al die onnodige woorden moeten worden geschrapt, niet alleen omdat ze onnodig zijn, maar ook omdat ze impliciet de lezer voor onnozel houden. Uit onderzoek blijkt dat lezers een schrijver die veel onnodige woorden gebruikt als minder intelligent en minder geloofwaardig beoordeelen. Het gebruik van vakjargon en nog meer het dichtspijkeren van teksten met allerlei nietszeggende Engelse kretelogie moet bestreden worden. Zoals al opgemerkt: alles kan in gewone, verzorgde én Nederlandse taal. Ook onnodig: het gebruik van driedubbele hulpwerkwoorden, waarbij vooral vervoegingen van het werkwoord zullen berucht zijn. Schrappen dus!

Tot slot het allergrootste manco bij de teksten van amateurschrijvers: een slechte zinsopbouw. Hiervoor zijn slechts twee oplossingen. De eerste is om voor duur geld de auteur een cursus Nederlands onder werktijd te laten doen, waarbij u moet afwachten wat het uiteindelijke resultaat wordt. De tweede oplossing is het inschakelen van Tekstburo SYLFAEN, zodat u zeker weet dat het eindresultaat goed wordt. Snel en goedkoop bovendien.